Varstvo osebnih podatkov (GDPR)

Namen politike zasebnosti je seznaniti udeležence, zaposlene, učitelje in ostale posameznike (v nadaljevanju: »posameznik«), ki sodelujejo z Zasavsko ljudsko univerzo, Trg svobode 11A, 1420 Trbovlje (v nadaljevanju: »organizacija«), o namenih in pravnih podlagah ter pravicah posameznikov glede obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja naša organizacija. Večina obdelave osebnih podatkov temelji na določbah Zakona o izobraževanju odraslih, Zakona o osnovni šoli, Zakona o poklicnem in strokovnem izobraževanju, Zakona o gimnazijah, Zakona o maturi, Zakona o višjem strokovnem izobraževanju in pripadajočih podzakonskih aktih, ter veljavne zakonodaje s področja varstva osebnih podatkov. Vsaka sprememba tega dokumenta bo objavljena na naši spletni strani. Z uporabo spletne strani potrjujete, da ste seznanjeni s celotno vsebino politike zasebnosti.

 

Upravljavec osebnih podatkov: Zasavska ljudska univerza Trg svobode 11A 1420 Trbovlje e-pošta: info@zlu.si telefon: 03 56 55 120

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov: DATAINFO.SI, d.o.o. Tržaška cesta 85 2000 Maribor e-pošta: dpo@datainfo.si telefon: +386 (0) 2 620 4 300 Spletna stran: www.datainfo.si

1. Osebni podatki

Osebni podatek pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika.

2. Nameni in pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov

Ob prijavi za vpis in vpisu (za javnoveljavne in neformalne izobraževalne programe za odrasle)

Za vpis posameznika v organizacijo potrebujemo naslednje osebne podatke: osebno ime posameznika (za posameznice tudi dekliški priimek), spol, datum, kraj in občino rojstva, državo rojstva, stalno in začasno prebivališče, enotno matično številko občana ali občanke (v nadaljnjem besedilu: občan), državljanstvo, zaposlitveni status, telefonsko številko in elektronski naslov, predhodno pridobljeno izobrazbo, način izobraževanja ter druge podatke po posebnih predpisih. Navedene podatke vodimo v okviru evidence prijavljenih kandidatov za vpis in vpisanih posameznikov. Te podatke obdelujemo za potrebe izvedbe vpisnega postopka, priznavanja predhodno pridobljenega znanja, za potrebe izobraževalnega procesa ter za potrebe izvajanja drugih z zakonom določenih nalog. Evidenca vpisanih kandidatov se skladno z veljavno zakonodajo hrani trajno, evidenca prijavljenih za vpis pa do vpisa oziroma do izteka pritožbenih postopkov. Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov je zakonodaja.

 

Med potekom izobraževanja in ob zaključku (za javnoveljavne izobraževalne programe za odrasle)

V obdobju med izobraževanjem posameznika vodimo sledeče zbirke oz. evidence osebnih podatkov: evidenco vpisanih posameznikov; vpisna mapa, osebni list, ki se vodi za vsakega posameznika od vpisa v organizacijo do končanja izobraževanja oziroma do izpisa; zapisnik o izpitu, s katerim se evidentira prijava k izpitu, potek izpita in dosežena ocena ter evidenco izdanih dokumentov o končanem izobraževanju. V okviru evidence vpisanih posameznikov, osebnega lista in evidence izdanih dokumentov o končanem izobraževanju vodimo sledeče osebne podatke: osebno ime posameznika (za posameznice tudi dekliški priimek), spol, datum, kraj in občino rojstva, državo rojstva, stalno in začasno prebivališče, enotno matično številko občana ali občanke (v nadaljnjem besedilu: občan), davčno številko, državljanstvo, zaposlitveni status, telefonsko številko in elektronski naslov, predhodno pridobljeno izobrazbo, način izobraževanja ter druge podatke po posebnih predpisih. V okviru osebnega lista vodimo še podatke o: opravljenih izpitih, o napredovanju in dokončanju izobraževanja. V okviru zapisnika o izpitu pa vodimo sledeče osebne podatke: osebno ime in priimek posameznika letnik izobraževanja, datum izpita, podatke o tem, ali izpit opravlja prvič ali ga ponavlja, ter oceno, doseženo pri izpitu. Te podatke obdelujemo za potrebe izobraževanja, državnih organov, organov lokalne skupnosti, nosilcev javnega pooblastila, povezane z uresničevanjem pravic posameznikov po posebnih predpisih.  Vse navedene zbirke oz. evidence podatkov se hranijo trajno. Pravna podlaga za obdelavo podatkov je zakonodaja.

 

Med potekom izobraževanja in ob zaključku (za neformalne izobraževalne programe za odrasle)

V obdobju med izobraževanjem posameznika vodimo sledeče zbirke oz. evidence osebnih podatkov: evidenco vpisanih posameznikov; vpisni list, evidenco izdanih dokumentov o končanem izobraževanju. V okviru evidence vpisanih posameznikov evidence izdanih dokumentov o končanem izobraževanju vodimo sledeče osebne podatke: osebno ime posameznika (za posameznice tudi dekliški priimek), spol, datum, kraj in občino rojstva, državo rojstva, stalno in začasno prebivališče, enotno matično številko občana ali občanke (v nadaljnjem besedilu: občan), davčno številko, državljanstvo, zaposlitveni status, telefonsko številko in elektronski naslov, predhodno pridobljeno izobrazbo, način izobraževanja ter druge podatke po posebnih predpisih. Te podatke obdelujemo za potrebe izobraževanja, državnih organov, organov lokalne skupnosti, nosilcev javnega pooblastila, povezane z uresničevanjem pravic posameznikov po posebnih predpisih.  Vse navedene zbirke oz. evidence podatkov se hranijo trajno. Pravna podlaga za obdelavo podatkov je zakonodaja.

 

Obdelava na osnovi privolitev posameznikov (za druge dejavnosti v okviru organizacije)

Določene osebne podatke bomo obdelovali samo, če nam boste za to podali svojo privolitev (soglasje). V primeru, da boste za določen namen podali svojo privolitev, bomo na primer:

• posameznike preko telefonske številke in/ali elektronske pošte obveščali o naših dejavnostih in tako pošiljali e-novice;
• objavljali skupinske in/ali posamične fotografije/posnetke posameznika na naši spletni strani;
• za namene obveščanja ime in priimek posameznika objavili na oglasni deski;
• na različnih medijih (odvisno od privolitve) objavili izdelke in druge dosežke posameznika skupaj z njegovim imenom in priimkom;
• na različnih medijih (odvisno od privolitve) objavili dosežek posameznika v okviru projekta v katerega je vključen;
• posameznike vključili v izvajanje naših drugih dejavnosti kot npr. svetovalna dejavnost, projekti, izmenjava znanja in druge oblike učenja, usklajevanje in izvajanje nacionalno pomembnih nalog v izobraževanju odraslih, aktivnosti pri razvoju in pospeševanju izobraževanja odraslih, mednarodna dejavnost, publicistična dejavnost, informiranje, promocija in druge naloge.

 

Podaja privolitve je prostovoljna. Privolitev lahko kadarkoli prekličete z zahtevkom, poslanim na naš naslov Zasavska ljudska univerza, Trg svobode 11 a, 1420 Trbovlje ali na naslov e-pošte: info@zlu.si. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem. Osebne podatke, ki jih obdelujemo na podlagi vaše privolitve, bomo hranili do preklica privolitve ali do zahteve za izbris podatkov. Po prejemu zahteve za preklic privolitve ali zahteve za izbris se podatki izbrišejo brez nepotrebnega odlašanja. Podatke, ki jih obdelujemo na podlagi privolitve, lahko izbrišemo tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih podatkov ali če tako določa zakon.

 

Na osnovi zakonskih določil organizacija obdeluje podatke o svojih zaposlenih, kar mu omogoča delovnopravna in socialnovarstvena zakonodaja. Organizacija na podlagi zakonske obveznosti za namene zaposlovanja obdeluje predvsem naslednje vrste osebnih podatkov: ime in priimek, spol, datum rojstva, EMŠO, davčno številko, kraj, občino in državo rojstva, državljanstvo, prebivališče ipd. Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov posameznikov pa so tudi: Zakon o sistemu plač v javnem sektorju, Zakon o javnih uslužbencih, Zakon o varstvu pred naravnimi in drugimi nesrečami... V omejenih primerih je v organizaciji dopustna obdelava osebnih podatkov tudi na osnovi javnega interesa.

 

V organizaciji izvajamo videonadzor (lokacija Zagorje, Cankarjev trg 4, 1410 Zagorje ob Savi). S pomočjo videonadzora (kamere so nameščene v organizaciji in ob vhodu) spremljamo vstope v prostore in izstope iz njih (na podlagi 77. člena ZVOP-2). Videonadzor pa izvajamo tudi za namen varovanja posameznikov (uporabnikov, zaposlenih, staršev in obiskovalcev) ter premoženja organizacije (na podlagi zakonitega interesa, kot ga določa točka (f) 1. odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov (GPDR)). Posnetki se hranijo za obdobje 14 dni. Videonadzora ne izvajamo na način, ki bi imel poseben vpliv obdelave. Prav tako videonadzor ne omogoča neobičajne nadaljnje obdelave, kot so prenosi subjektom v tretje države, spremljanje dogajanja v živo, možnost zvočne intervencije v primeru spremljanja dogajanja v živo. Videonadzor omogoča spremljanje dogajanja v živo. Vse informacije glede izvajanja videonadzora lahko pridobite na telefonski številki 03 56 55 120 oz. elektronskem naslovu organizacije info@zlu.si. Pravice posameznikov so opisane v tej Politiki zasebnosti.

 

3. Uporabniki osebnih podatkov, iznos podatkov in avtomatizirano sprejemanje odločitev

Med uporabnike podatkov sodijo pogodbeni obdelovalci, ki jih najamemo, da za nas opravljajo določene obdelave osebnih podatkov. Sodelujemo predvsem z: vzdrževalci infrastrukture, vzdrževalci informacijskih sistemov, ponudniki e-poštnih storitev in ponudniki programske opreme, storitev v oblaku (npr. Arnes, Microsoft, Google, ipd.),

 

Sodelujemo z naslednjimi obdelovalci:

• s podjetjem Vizija računovodstvo, d.o.o., Celje, za računovodske storitve,
• s podjetjem Planis, d.o.o. za vzdrževanje informacijskih sistemov,
• s podjetjem Inframe, Jernej Klanšek, s. p., za vzdrževanje spletne strani,
• s podjetjem Informacijske storitve, Dejan Dular, s. p., za vzdrževanje baze podatkov SNIPI,
• ter ponudniki družabnih omrežij in spletnega oglaševanja (Facebook, Instagram, …).

Pravico imate zahtevati informacijo o tem, katerim (zunanjim) uporabnikom so bili sporočeni vaši osebni podatki.

 

Osebnih podatkov ne iznašamo v tretje države (države izven članic EU ter Islandije, Norveške in Liechtensteina) in v mednarodne organizacije, razen v primerih uporabe družabnih omrežij in določenih drugih ponudnikov informacijskih rešitev, ko se podatki lahko izvažajo v ZDA, pri čemer so razmerja s pogodbenimi obdelovalci iz ZDA urejena na podlagi standardnih pogodbenih klavzul , ki jih je sprejela Evropska komisija in/ali zavezujočih poslovnih pravil, potrjenih s strani EU.

 

 

4. Piškotki

Spletna stran uporablja le nujne piškotke, ki se naložijo takoj in so nujno potrebni za delovanje spletnih strani. Ostalih piškotkov spletna stran ne uporablja.

 

5. Pravice posameznika v zvezi z obdelavo njegovih osebnih podatkov

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico zahtevati dostop do osebnih podatkov in popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave v zvezi z njim ter pravico do ugovora obdelavi in pravico do prenosljivosti podatkov. Zahteva posameznika se obravnava skladno z določbami veljavne zakonodaje.

 

Vse navedene pravice in vsa vprašanja, lahko uveljavljate z zahtevkom, poslanim na naš naslov Zasavska ljudska univerza, Trg svobode 11A, 1420 Trbovlje ali na naslov e-pošte: info@zlu.si. Na vaš zahtevek bomo odgovorili brez nepotrebnega odlašanja, najkasneje v enem mesecu po prejemu zahteve. Ta rok se lahko ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev podaljša za največ dva dodatna meseca. O tem boste obveščeni skupaj z razlogi za zamudo. Uveljavljanje pravic je za vas brezplačno, vendar pa vam lahko zaračunamo razumno plačilo, če je zahteva očitno neutemeljena ali pretirana, zlasti če se ponavlja. V takšnem primeru lahko zahtevo tudi zavrnemo. Organizacija vas bo v odločitvi o zahtevi seznanila tudi z razlogi odločitve in informacijo o pravici do pritožbe pri nadzornem organu v roku 15 dni od seznanitve z odločitvijo. V primeru dvoma o vaši identiteti lahko od vas zahtevamo dodatne informacije, ki jih potrebujemo za ugotovitev vaše identitete.

Pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu lahko uveljavljate pri: Informacijskemu pooblaščencu RS na naslovu Dunajska 22, 1000 Ljubljana (e-naslov: gp.ip@ip-rs.si, spletna stran: www.ip-rs.si).

 

Politika zasebnosti velja od 11. maja 2023 dalje.
Odgovorna oseba: Polona Trebušak, direktorica